Mehr Bürger- und Serviceorientierung, weniger Bürokratie sowie erhöhte Transparenz und Effizienz: dies sind die Anforderungen an Behörden und Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung. Um dies zu erreichen, setzen Kommunen heutzutage verstärkt auf den Einsatz von Informationstechnologie. Dabei produzieren sie tagtäglich enorme Mengen an Daten und elektronischen Inhalten. Viele Kommunen stehen in Konkurrenz um Gewerbetreibende und Unternehmen, während die Bürger eine zunehmende Serviceorientierung ihrer Verwaltung erwarten. Um beide Seiten gut bedienen zu können, müssen auch interne Vorgänge optimiert und beschleunigt werden. Daher haben viele kommunale Einrichtungen ihre bisher meist papierbasierten Arbeitsabläufe auf elektronische Workflows umgestellt. Viele Informationen, die früher auf Papier vorlagen und in Akten abgeheftet wurden, werden heute elektronisch erstellt, verarbeitet und archiviert.

Der Einsatz von E-Mail-Systemen, Internet- und Intranet-Anwendungen sowie elektronischen Antrags- oder Steuerformularen für die Bürger bringt eine Reihe von Vorteilen, resultiert jedoch auch in einer zunehmenden Datenflut, die von den Kommunen bewältigt werden muss. Die Erstellung, Speicherung, Verwaltung und Wiederverwendung dieser Informationen stellt für jede Behörde, aber auch für Unternehmen eine tägliche Herausforderung dar. Enterprise Content Management (ECM)-Systeme von EMC bieten eine Möglichkeit, die elektronischen Inhalte zu steuern, zu verwalten und zu kontrollieren.

Mit einer einzigen Plattform ermöglicht ECM in der Regel die gemeinschaftliche Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Inhalten. Dazu gehören Dokumente, Tabellen, Verträge, Formulare ebenso wie E-Mails oder Webseiten. Auf der Basis einer ECM-Lösung können Behörden und Unternehmen diese verschiedenen Arten von Content in mehreren Sprachen in internen und externen Systemen für verschiedene Applikationen und Benutzergruppen bereitstellen. ECM verwaltet zudem die Informationen während ihrer gesamten Lebensdauer, von der Erstellung über die Weiterverarbeitung bis zur Archivierung oder endgültigen Löschung. Die kommunalen Mitarbeiter werden durch automatisierte Prozesse und Workflows entlastet, zudem wird die Bereitstellung von Informationen intern wie extern optimiert. ECM ermöglicht so eine höhere Effizienz und mindert das Risiko von Verstößen gegen gesetzliche Bestimmungen oder interne Richtlinien. Nicht zuletzt profitiert durch die schnellere Bearbeitung von Anträgen und effizientere Abläufe auch der Bürger vom Einsatz der ECM-Lösungen in Behörden. Kein Wunder also, dass sich ECM auch in der öffentlichen Verwaltung mehr und mehr durchsetzt.